O sztuce tworzenia pism procesowych i innych dokumentów prawniczych.

Kategoria: Konstrukcja pisma

Długość pisma procesowego

We wpisie dotyczącym pożądanych cech pisma procesowego wskazywałem, że jedną z nich jest odpowiednia długość przygotowywanego dokumentu. To jeden z nielicznych tematów z zakresu legal writingu, które przebiły się do szerszej świadomości i doczekały konstruktywnych komentarzy. Dziś przedstawię kilka z nich oraz omówię uregulowania, które funkcjonują w amerykańskich i europejskich procedurach sądowych. Z uwagi na to, że niniejszy wpis jest powrotem po dłuższej przerwie, będzie nieco bardziej obszerny niż dotychczasowe.

Dlaczego długość ma znaczenie

Zanim jednak przejrzymy istniejące regulacje, musimy zastanowić się nad tym, po co w ogóle zajmować się długością pisma procesowego? Czy faktycznie ma to jakiekolwiek znaczenie dla powodzenia naszej sprawy?

Oczywiście, że ma.

Jak wspominałem już na łamach tego bloga, Twoim głównym zadaniem jako prawnika jest bycie przekonującym. Osiąga się to wieloma różnymi metodami. Żeby jednak w ogóle móc myśleć o przekonaniu czytelnika do czegokolwiek, musisz sprawić, że zapozna się z przygotowanym przez Ciebie dokumentem. Innymi słowy, nie możesz go znudzić – w takim wypadku nawet najlepiej przygotowane pismo nie ma żadnego sensu, skoro nie zostanie przeczytane.

W tym kontekście długość pisma procesowego ma kluczowe znaczenie dla powodzenia Twojej sprawy. Żyjemy w czasach przeładowanych aktywnościami i informacjami. Pisma procesowe czytamy (przeważnie) nie dlatego, że sprawia nam to przyjemność, ale z zawodowej konieczności. Logiczną wypadkową tych założeń jest proste stwierdzenie:

Jeśli możesz coś napisać krócej, zrób to!

Odpowiednio krótkie pismo procesowe ma wiele zalet:

  • nie tylko oszczędza czas czytelnika, ale też sprawia wrażenie, że ten czas jest przez Ciebie szanowany;
  • ułatwia zapamiętanie podniesionych w piśmie kwestii;
  • umożliwia bezproblemowe poruszanie się po piśmie i odwoływanie się do poszczególnych jego części;
  • pozwala uwypuklić kluczowe dla Twojej argumentacji kwestie;
  • jest oznaką profesjonalizmu i dbałości o efekty Twojej pracy;
  • zwiększa szansę na to, że pismo zostanie w całości przeczytane i nie wywoła irytacji odbiorcy.

Oczywiście długość pisma jest, jak wspomniałem, tylko jednym z elementów porządnego warsztatu prawnika. Wydaje się jednak być jednym z najbardziej problematycznych – prawnicy (często słusznie) kojarzeni są z potwornie długimi, pozbawionymi polotu i klarowności dokumentami, których nikt, nawet oni sami, nie chce czytać.

Długość “odpowiednia”, czyli jaka?

Chciałbym, żebyśmy się dobrze zrozumieli – nie zachęcam Cię do maksymalnego skracania wszystkiego, co przelewasz na papier. Długość trzeba dostosować do:

  • sprawy, której dotyczy (jej wagi, skomplikowania i charakteru);
  • odbiorcy, do którego pismo jest kierowane (wiedza prawnicza, wykształcenie, stopień zaangażowania w sprawę);
  • zamierzonego efektu (spełnienie warunku formalnego, przekonanie do swojej racji, doprowadzenie do zawarcia ugody).

Zbyt krótkie pismo, choć lepsze niż zbyt długie, wciąż jest jednak niewiele lepsze. Sporządzając pismo procesowe, często w obawie przed przeoczeniem czegoś ważnego, wrzucamy do niego masę niepotrzebnych śmieci. Tymczasem większość z nich albo w ogóle nie powinna się tam znaleźć, albo może zostać zaprezentowana w bardziej skondensowanej formie.

Chyba najlepsza rada w tym zakresie to pisanie tak krótkich pism, jak to możliwe bez utraty jego pozostałych walorów i bez uszczerbku dla prezentowanej argumentacji.

Prawo amerykańskie

Większość dostępnej literatury z zakresu legal writingu to teksty amerykańskie. Nic zresztą dziwnego – zakres usług prawniczych, liczba kancelarii oraz różnorodne uregulowania stanowe sprawiły, że dość szybko w USA pojawiła się potrzeba ujednolicania i ulepszania praktyki w zakresie tworzenia pism procesowych.

Istotnym odpryskiem tego procesu są regulacje (najczęściej na poziomie Sądu Najwyższego i sądów apelacyjnych), które wprost określają cechy pisma procesowego składanego w toku postępowania. Zasady postępowania przed amerykańskim Sądem Najwyższym określają przykładowo:

  • rodzaj, barwę i rozmiar czcionki;
  • format i kolor papieru;
  • technikę druku i sposób spinania kartek;
  • sposób wyróżniania cytatów;
  • kolor okładki;
  • długość dokumentu.

Długość pisma procesowego definiowana jest przez limit słów dla poszczególnych rodzajów dokumentów. Dzięki pozostałym wymogom typograficznym jesteśmy więc w stanie mniej więcej ustalić, o jak obszernych dokumentach mówimy.

Prawo europejskie

Dzięki członkostwu w Unii Europejskiej możemy żądać rozpoznania naszych spraw przez sądownictwo europejskie. W tym celu powołano Sąd (wielką literą), który jest czymś w rodzaju I instancji przed odwołaniem do Trybunału Sprawiedliwości UE. Na stronie tego organu znajdują się między innymi Praktyczne przepisy wykonawcze do regulaminu postępowania przed Sądem, które zawierają interesujące nas regulacje.

Obok wymogów dotyczących treści czy sposobów składania pism procesowych, regulacja ta wskazuje maksymalną liczbę stron, jaką może posiadać składany dokument. Przekroczenie ustalonych limitów traktowane jest jako brak formalny pisma procesowego. Z uwagi na to, że w dokumencie Sądu nie zawarto wymogów typograficznych (np. w zakresie rodzaju lub rozmiaru czcionki), odpowiednio kreatywny prawnik jest w stanie skutecznie omijać narzucone limity.

Prawo polskie

W polskim porządku prawnym brak jest przepisu, który wprowadzałby jakiekolwiek limity w zakresie pisma procesowego.

Jeśli chodzi o procedurę cywilną, w kręgu naszego zainteresowania znajdą się następujące przepisy:

  • art. 127 § 1 k.p.c. – zwięzłe podanie stanu sprawy w piśmie procesowym;
  • art. 368 § 1 pkt 2 k.p.c. – zwięzłe przedstawianie zarzutów w apelacji;
  • art. 394 § 3 k.p.c. – zwięzłe uzasadnienie zażalenia;
  • art. 477[10] § 1 k.p.c., art. 479[28] § 3 k.p.c., art. 479[49] k.p.c., art. 479[60] k.p.c., art. 479[71] k.p.c. oraz art. 479[82] k.p.c. – zwięzłe przytoczenie zarzutów i wniosków (uzasadnienie) odwołania;
  • art. 479[99] pkt 3 k.p.c. oraz art. 736 § 2 k.p.c. – zwięzłe przedstawienie przedmiotu sprawy we wniosku o zabezpieczenie.

Każdy ze wskazanych artykułów posługuje się niezbyt ostrym pojęciem “zwięzłości”, z którego trudno wyinterpretować jakikolwiek rozsądny limit dla pisma procesowego.

Procedura karna w żaden sposób nie ogranicza autorów pism procesowych w omawianym zakresie. Ewentualne wymogi pojawiają się tylko dla organów procesowych. Brak wymagań w tym zakresie cechuje także postępowanie administracyjne. Procedura sądowoadministracyjna wypowiada się jedynie w zakresie zwięzłości uzasadnienia zażalenia (art. 194 § 3 p.p.s.a.).

Żaden z przytoczonych przepisów nie umożliwia stwierdzenia, że pisma procesowe posiadają twardy, możliwy do wyegzekwowania limit, charakterystyczny dla wcześniej przytoczonych procedur.

Problem został zauważony przez prawników

Ciekawym głosem w dyskusji jest artykuł Antoniego Bojańczyka, który na łamach Palestry przedstawił kilka uwag odnośnie długości środków odwoławczych. Wychodząc z przesłanki maksymalnej użyteczności przepisów proceduralnych autor dopuszcza możliwość ustawowego ograniczenia czasami monstrualnych apelacji i kasacji, które spokojnie można by skondensować do kilku procent ich pierwotnej objętości. Postulat wprowadzania limitu dotyczy w tym wypadku uzasadniania poszczególnych zarzutów.

Rozbudowywanie pism poza granice rozsądku w Rzeczpospolitej nazwano procesem zabijania prawa i prawdy przez papier oraz drukarkę. Może nie posuwałbym się do aż tak dramatycznych stwierdzeń, ale uwaga ta słusznie krytykuje obszerność pism w sprawach sądowych, których sędziowie po prostu fizycznie nie są w stanie dokładnie przeczytać.

Warto także zwrócić uwagę na krążące od jakiegoś czasu po Sieci zarządzenie, w ramach którego sąd udziela pełnomocnikowi lekcji na temat zwięzłości pisma procesowego.

Uwaga końcowa

Nie ma szybszej drogi na zrażenie do siebie sędziego (może poza bezpośrednim nawrzucaniem mu albo stronie przeciwnej) niż zmuszenie go do przeczytania nieczytelnego, zagmatwanego potwora. Żeby nie przegapić czegoś, co może się okazać ważne, zarówno sąd jak i strona przeciwna będą z mozołem przedzierały się przez długie monstrum, ale skutek, jaki chciał osiągnąć autor, będzie pewnie odwrotny do zamierzonego. Tego typu pisma pozbawiają nas naszej głównej broni w procesie sądowym, czyli siły przekonywania. Warto pracować nad tym, by jej jednak nie tracić.

Michał Wysocki

Drogowskazy w piśmie procesowym

Kilka lat temu pojechałem na dłuższe wakacje w Bieszczady. Choć nie miałem w planach rzucać wszystkiego, bardzo chciałem pooddychać górskim powietrzem. Podczas jednej z dłuższych tras nieco pogubiłem drogę, a telefon jak na złość padł i nie mogłem sprawdzić, gdzie jestem. Po godzinie zaczynałem już odczuwać zauważalny niepokój.

Gdy wreszcie zobaczyłem znak wskazujący drogę do najbliższej miejscowości, z zagubionego podróżnika zmieniłem się w trapera mającego konkretny cel. Prosty napis z niewielką liczbą informacji był w stanie momentalnie zmienić moje nastawienie i priorytety.

Może na mniejszą skalę, ale podobną funkcję pełnią drogowskazy w pismach procesowych.

Drogowskaz pisma procesowego

Przez drogowskaz rozumiem zamieszczoną w piśmie informację opisującą zawartość dokumentu lub pozwalającą zorientować się w jego strukturze. Najbardziej znanym drogowskazem w drukowanym dokumencie jest spis treści.

Nie muszę chyba mówić, że, tak jak w przypadku kilkusetmetrowych podróży, w krótkich pismach drogowskazy są po pierwsze zbędne, a po drugie niemile widziane. Nie spełniają swojej podstawowej funkcji, ponieważ całość dokumentu jest niemal od razu widoczna dla czytelnika. Jeśli pismo ma mniej niż 3 strony samego uzasadnienia, drogowskaz jest bezcelowym ozdobnikiem. Zgodnie z zasadami legal writingu powinniśmy się go więc jak najszybciej pozbyć.

Spis treści

Spis treści znany z książek lub czasopism jest pierwszym, intuicyjnym drogowskazem, który przychodzi nam do głowy. Jest również niedopuszczalny w piśmie procesowym, ponieważ nie ma go w zasadzie gdzie umieścić.

Pismo procesowe zaczyna się od konkretnych danych – oznaczenia sądu, stron, tytułu, wreszcie petitum. Nie możemy zatem spisu treści umieścić na początku. Z drugiej strony pismo powinno zakończyć się podpisem i wymieniem załączników. Także i w tym miejscu spis treści będzie wyglądał co najmniej podejrzanie.

Jedyny dokument prawniczy, w którym widziałbym spis treści, to rozbudowana opinia prawna. Przy kilkudziesięciu stronach i sporej liczbie poruszanych wątków, aż się prosi, by zastosować w niej elegancki spis treści na początku lub (rzadziej) na końcu dokumentu.

Śródtytuły

Z pewnością najbardziej popularnym sposobem wskazywania czytelnikowi drogi w piśmie procesowym jest stosowanie śródtytułów. Aktualne są tutaj niemal wszystkie uwagi, które odnoszą się do tytułu pisma procesowego.

Obok najbardziej popularnego śródtytułu, czyli “Uzasadnienia”, w dłuższych dokumentach warto stosować oznaczenia poszczególnych części tekstu. Pamiętaj jednak, by śródtytuły miały logiczną konstrukcję i ze sobą współgrały. Skoro najpierw piszesz “Stan faktyczny”, umieść gdzieś dalej “Stan prawny” – o taką konsekwencję mi chodzi.

Odrębnym tematem jest numerowanie śródtytułów. Stosuje się tutaj cyfry rzymskie, arabskie, litery lub symbole. Z moich doświadczeń wynika, że najlepiej używać cyfr arabskich, a gdy numerowanie jest wielopoziomowe – zbitek w stylu 1.3 albo 2.1.

Akapity wprowadzające i podsumowujące

Specyficzne rodzaje akapitów są z kolei tym rodzajem drogowskazu, którego najczęściej nie zauważamy. Niemal intuicyjnie stosujemy na końcu pisma akapit zaczynający się od “Podsumowując”, “Reasumując” lub (mam nadzieję, że tego nie robicie!) “Rekapitulując”. To nic innego jak akapit podsumowujący, w którym powinniśmy zawrzeć nasze główne tezy i konkluzję prezentowanej argumentacji.

Akapit wprowadzający pełni podobną rolę. Kierując się starą, dziennikarską maksymą, naszą główną tezę powinniśmy przywołać już na samym początku. Nie zmuszaj sędziego do czekania. Kieruj się zasadą:

Najważniejsze rzeczy zawsze pisz na początku.

Pismo procesowe to nie beletrystyka, w której czytelnik ma z napięciem oczekiwać rozwiązania zagadki. To nie sztuka teatralna budująca napięcie przez pierwsze akty, by zdetonować emocje na samym końcu. W swoim piśmie masz przekonać kogoś do swoich racji, więc lepiej zacząć przekonywać go jak najszybciej.

Teksty na marginesie

Zupełnie wyjątkowym rodzajem drogowskazu, który zdarzało mi się widywać jedynie w amerykańskich pismach procesowych, są teksty na bocznych marginesach. Możesz kojarzyć je z podręczników prawa, a w komentarzach przyjmują postać numerów bocznych.

Polskie sądy chyba nie są jeszcze gotowe na taką ekstrawagancję, choć napisy na marginesach mają niewątpliwe zalety. Nie zaburzają rytmu tekstu, są dobrze wyeksponowane nawet bez pogrubienia lub innego wyróżnienia i łatwo wykonać je w sposób estetyczny.

Tytuł pisma procesowego

Sztuka tworzenia zgrabnych i wpadających w oko tytułów od setek lat praktykowana była najpierw przez pisarzy, a później przez szeroko pojętą prasę. W czasach elektronicznego przepływu danych tytuły, które pełnią podobną funkcję co nagłówki, stały się obiektem specjalnego zainteresowania marketingowców. W swej najbardziej patologicznej wersji przekształciły się w clickbaity.

Podstawa prawna

Blog, na którym jesteś, w swoich założeniach ma nie być powtórką z przepisów, ale czasami nie można tego uniknąć. Dlatego spójrzmy na trzy procedury obowiązujące w Polsce.

W przypadku Kodeksu postępowania cywilnego, sprawa jest jasna. W art. 126 § 1 pkt 3 KPC ustawodawca wprost wskazuje, że jednym z wymogów formalnych pisma procesowego jest oznaczenie jego rodzaju. Zauważ, że nie posłużono się tutaj słowem “tytuł”, które ma węższy zakres pojęciowy niż “rodzaj”.

Procedura karna nie posiada analogicznej regulacji jak KPC. Tutaj ustawodawca postawił na treść i uzasadnienie pisma procesowego. Oczywiście profesjonalne pismo musi mieć tytuł, ale nie wynika to wprost z żadnego przepisu.

Postępowanie administracyjne, jako bardziej odformalizowane, ma jeszcze mniej wymogów. W art. 63 § 2 KPA wskazano jedynie konieczność określenia podmiotu składającego pismo i jego żądania. Z kolei postępowanie sądowoadministracyjne zawiera regulację podobną do cywilnej – w art. 46 § 1 pkt 2 PPSA wymieniono rodzaj pisma jako jeden z jego warunków formalnych.

Czy tytuł ma znaczenie?

Choć część ustaw stawia w tym zakresie określone wymogi, tytuł generalnie nie ma dużego znaczenia, gdy treść pisma jest jednoznaczna. Panuje dość powszechna zgoda, że o charakterze pisma nie decyduje wyłącznie jego nazwa, co znalazło swój wyraz chociażby w art. 130 § 1 KPC.

Nie oznacza to jednak, że tytuł jest w ogóle bezwartościowy. Przede wszystkim, ma on istotne znaczenie, gdy pozostała treść pisma budzi wątpliwości. Przykładowo, zażalenie i skarga na referendarza mogą być do siebie bardzo podobne. To jednak dwa zupełnie inne środki zaskarżenia, których weryfikacja odbywa się na nieco innych zasadach. Jeszcze większe problemy budzi pomylenie zażalenia z apelacją, zwłaszcza gdy ta ostatnia dotyczy tylko kosztów postępowania.

Po drugie, prawidłowo skonstruowany tytuł jest dowodem profesjonalizmu i nie zmusza sędziego, który będzie rozstrzygał Twoją sprawę, do podejmowania dodatkowych decyzji w zakresie tego, jak zakwalifikować otrzymane pismo.

Merytoryczne aspekty tytułu pisma procesowego

Pamiętaj o tym, że wszystko co robisz, musi odpowiadać celowi, jaki sobie założyłeś. Dlatego tytuł pisma powinien być możliwie krótki (bo pisma procesowe to nie miejsce na artystyczne eksperymenty) oraz maksymalnie precyzyjny (ponieważ szanujesz czas sędziego).

Obowiązkowym elementem tytułu jest wskazanie rodzaju pisma procesowego. Chodzi przy tym o konkretny rodzaj, a nie ich grupę.

Z tego powodu niedopuszczalne tytuły pisma to:

  • podanie;
  • środek zaskarżenia;
  • pismo.

W przypadku tego ostatniego, czyli “pisma”, zdania są podzielone. Czasami składane przez Ciebie dokumenty trudno jest zakwalifikować do jednej z popularnych kategorii. Przykładowo, problem pojawia się, gdy wykonujesz zobowiązanie sądu do przesłania jakiegoś dokumentu. Od biedy możesz wtedy napisać “Pismo przewodnie”, ale taki tytuł ja rezerwuję do specyficznych przesyłek, w których pismo przewodnie stanowi rodzaj spisu treści, a załącznikami do niego są inne pisma procesowe. W omawianej sytuacji dużo lepiej napisać “Wykonanie zobowiązania Sądu“. Krótko i absolutnie na temat, od razu wiadomo, o co chodzi.

Obok rodzaju pisma, choć nie jest to twarda reguła, można dodać konkretną podkategorię wskazującą przedmiot sprawy. Przykłady dopuszczalnych tytułów:

  • wniosek dowodowy;
  • apelacja oskarżonego;
  • pozew o zapłatę;
  • skarga na referendarza sądowego;
  • zażalenie;
  • wniosek o sporządzenie uzasadnienia wyroku.

Wystrzegaj się dłuższych tytułów w stylu “Pozew o zapłatę faktury z tytułu wykonanych robót budowlanych”. Podstawa powództwa o zapłatę wynikać będzie z uzasadnienia, na etapie tytułu ta wiedza nic sędziemu nie daje, a jedynie wprowadza niepotrzebny chaos.

Nie muszę chyba wspominać, że “Zażalenie na postanowienie Sądu Okręgowego w Bydgoszczy Wydział II Karny z dnia 30.10.2020 r. w sprawie o sygn. II K 12/34 w przedmiocie przedłużenia tymczasowego aresztowania” nie stało nawet w pobliżu prawidłowego tytułu pisma procesowego.

Techniczne aspekty tytułu pisma procesowego

Gdy ustalisz już, jaka będzie treść Twojego tytułu, czas na trochę typografii. Standardowo tytuły pism procesowych równane są do środka strony. Dzięki temu stanowią centralny punkt kartki i od razu przykuwają wzrok czytającego.

By odróżnić tytuł od reszty treści, zazwyczaj pisze się go większą czcionką. Nie przesadź jednak z rozmiarem – kompozycja to jedna całość i wszystkie jej elementy muszą ze sobą współgrać. Dlatego tytuł pisz czcionką większą o 2 lub 4 punkty. To w zupełności wystarczy i nie będzie sprawiać nachalnego wrażenia.

Jeśli chodzi o wyróżnienie, powszechnie stosuje się pogrubienie. Nie widzę w nim nic złego – dobrze podkreśla cel, dla którego tytuł wstawiany jest na pierwszej stronie. W żadnym wypadku nie używaj jednak w tytule kapitalików (wielkich liter)! Choć to powszechna praktyka, udowodniono naukowo, że użycie kapitalików zmniejsza czytelność tekstu nawet o kilkanaście procent. To dlatego, że nasze oko przyzwyczaiło się do rozróżniania wielkich i małych liter. Same wielkie zlewają się często ze sobą i musimy zauważalnie zwolnić, by odczytać tak napisany tekst.

Żeby nie być gołosłownym, przykłady źle skonstruowanych tytułów:

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén