Zanim zaczniesz pisać – sprawdź termin!

Prawnik wykonujący wolny zawód, gdy się nad tym głębiej zastanowić, sprzedaje tak naprawdę dwie rzeczy – swoje umiejętności oraz swój czas. W związku z tym warto zadbać o to, by nie marnować żadnego z tych zasobów, a zwłaszcza przelatującego nam przez palce czasu.

Czynności wstępne

Sam proces pisania poprzedza zazwyczaj kilka czynności, które ja nazywam wstępnymi. Należą do nich (niekoniecznie w chronologicznej kolejności): ustalenie istnienia konfliktu interesów, merytoryczna rozmowa z klientem, zapoznanie się z aktami (materiałami) sprawy oraz weryfikacja terminu na wniesienie pisma.

Zwłaszcza ostatni element powyższego wyliczenia zasługuje na szersze omówienie, ponieważ jego prawidłowe uwzględnienie w Twojej pracy pozwoli na daleko idące oszczędności.

Dlaczego termin jest ważny

Zachowanie terminu do złożenia pisma to podstawowy warunek formalny, który musi spełnić jego autor. Przegapienie właściwej daty sprawi, że pismo zostanie zwrócone, odrzucone lub pozostawione bez rozpoznania w aktach sprawy. Może się więc okazać, że poświęcisz dużo czasu i sił na przygotowanie i napisanie dokumentu, który nie będzie mógł wywołać żadnego efektu.

Mało jest bardziej frustrujących sytuacji niż przegapienie terminu nie ze swojej winy.

Jak weryfikować termin

No dobrze, tak naprawdę rzadko kiedy termin nie zostaje zachowany bez Twojej winy. Jesteś (lub będziesz) profesjonalnym prawnikiem, w związku z tym jednym z Twoich podstawowych zadań jest ustalić, kiedy pismo powinno być złożone.

Gdy sprawę już prowadzisz i pojawia się w niej potrzeba sporządzenia pisma (np. apelacji), ustalenie właściwego terminu nie powinno być problemem, jeśli dobrze zarządzasz aktami i korespondencją w swojej kancelarii. Co jednak w sytuacji, gdy klient przychodzi z nową sprawą i terminem, który już zaczął biec?

Przede wszystkim pamiętaj o podstawowej zasadzie w takiej sytuacji:

W przypadku terminu na wniesienie pisma nie wierz klientowi na słowo.

Rzadko klient wprowadza Cię w błąd celowo. Z moich doświadczeń wynika, że takie osoby po prostu nie przykładają wagi do momentu odbioru korespondencji i skutków tego zdarzenia. W związku z tym mogą mylnie zapamiętać, kiedy faktycznie zaczynał się termin do wniesienia pisma.

Z tego powodu zawsze weryfikuj początek biegu terminu. Możesz to zrobić:

1. sprawdzając odręczną adnotację klienta na kopercie (z powodów już opisanych – nie polecam);
2. sprawdzając odręczną notatkę pracownika poczty na kopercie;
3. sprawdzając zwrotkę znajdującą się w aktach sprawy;
4. weryfikując status przesyłki na stronie Poczty Polskiej po numerze nadania;
5. weryfikując datę doręczenia przesyłki na Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych;
6. dzwoniąc do Biura Obsługi Interesantów i prosząc o sprawdzenie, kiedy przesyłka została doręczona.

Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości (a lepiej jest mieć w tym przedmiocie), korzystaj z więcej niż jednego sposobu.

Termin upłynął – co dalej?

Jeśli ustalisz, że termin do wniesienia pisma nie został zachowany, możesz jeszcze zbadać podstawy do złożenia wniosku o przywrócenie terminu.

Kwestia ta uregulowana jest:

• dla procedury cywilnej w art. 168 i 169 k.p.c.;
• dla procedury karnej w art. 126 k.p.k.;
• dla procedury administracyjnej w art. 58 k.p.a.;
• dla procedury sądowoadministracyjnej w art. 86-89 p.p.s.a.

Przygotowując wniosek o przywrócenie terminu warto przewertować orzecznictwo – sądy potrafią bowiem do takich sytuacji podchodzić bardzo kazuistycznie.

Michał Wysocki